Bij een inzending wordt een verschil gemaakt tussen reeds gerealiseerde toepassingen en nog niet gerealiseerde toepassingen.
Een gerealiseerde toepassing mag maximaal 3 jaar oud zijn; bij nog niet gerealiseerde toepassingen moet het gaan om productierijpe ontwerpen of om kant en klaar te implementeren methoden, adviezen, plannen.

Niet alleen degenen die beroepsmatig als ergonoom werkzaam zijn kunnen inzenden voor de prijs, maar ieder die meent dat zijn/haar inzending beantwoordt aan voornoemd doel en aan de volgende voorwaarden:

  1. De ergonomische toepassing is door een jury van experts goed te beoordelen aan de hand van uitsluitend in digitale vorm aangeleverde informatie.
  2. De inzending bestaat uit:
    • Uw registratie als inzender. Voordat u uw inzending kunt insturen moet u zich onder het kopje “Registratie” op de site registreren en een loginnaam plus wachtwoord kiezen. U ontvangt een bevestigingsemail.
    • Het volledig ingevulde on-line registratieformulier (www.prsergonomieprijs.nl );
    • Een beschrijving van de inzending in max. 500 woorden (met bijv. betrokkenen, wijze van ontwikkeling);
    • Een argumentatie met betrekking tot de 3 beoordelingscriteria:
      1. ergonomische kwaliteit (max. 500 woorden) ;
      2. positieve beleving (de zg. fun factor; max. 500 woorden);
      3. originaliteit (max. 500 woorden).
    • Aanvullende informatie in de vorm van foto, film, presentatie, illustratie, weblink etcetera.
      Beschrijving en argumentatie in een Word of RTF document, gekoppeld via het registratieformulier). Totale omvang van de inzending max. 50 MB.
  3. De inzender is bereid – eventueel desgevraagd - voldoende gegevens aan de jury ter beschikking te stellen.
  4. De inzender moet een persoon zijn.
  5. Als de inzender deel uitmaakt van een organisatie of groep, is voor de jury de inzender het uitsluitende aanspreekpunt; de eventuele prijs wordt aan de inzender toegekend.
  6. De inzender is er verantwoordelijk voor dat eventueel andere bij de inzending betrokkenen, toestemmen met de inzending.
  7. Er zijn meerdere prijzen: de PRS Prijs (1e prijs 2500 Euro, eervolle vermeldingen) en een Publieksprijs (t.w.v. 500 Euro).
  8. De jury nomineert maximaal 3 inzendingen: hieruit worden een winnaar en maximaal 2 eervolle vermeldingen gekozen. De genomineerden zijn bereid op de dag van de uitreiking een korte (max. 10 minuten) presentatie te verzorgen. De genomineerden worden op 2 oktober 2009 bekendgemaakt.
  9. Alle inzenders maken kans op de Publieksprijs via een posterpresentatie (formaat A1, 841 x 594 mm, invulling vrij) op de dag van de uitreiking. Het daar aanwezige publiek beoordeelt.
  10. De navolgende termijnen dienen aangehouden te worden:
    • Sluiting inzendtermijn 23 september 2009
    • Bekendmaking genomineerden 2 oktober 2009
    • Uitreiking 15 oktober 2009
  11. Over de uitslag kan niet worden gecorrespondeerd.